クラウドサインにアップロードしたPDFファイルを元に、数百〜数千枚の書類を一括で作成、さらに作成した書類を一括で送信することが可能です。

操作動画

操作方法

本機能の操作手順は以下の通りです。

1.「一括送信テンプレート」を作成する

2. 「CSVテンプレート」に受信者のメールアドレスや入力項目を記入する

3. 1と2で作成したものを利用して一括送信する

4. 一括送信した送付先に「まとめてリマインド」をする

 以下で詳しく説明します。

1. 「一括送信テンプレート」を作成する

 1-1. 「新しい書類の送信」から「一括送信する書類を準備」をクリックします。


 1-2. 「一括送信テンプレートの新規作成」をクリックし、作成したい書類の元となるPDFファイルをアップロードします。

任意でタイトルや送信先名称を入力し「次へ」をクリックします。



 1-3. 「宛先を追加」をクリックし、宛先を「受信者_1」と設定します。
この後、ダウンロードするCSVファイルからメールアドレスや氏名を入力できます。
また、複数の宛先を設定(「受信者_1」「受信者_2」...)すると、割り当てられた数字の順に確認依頼メールが届くワークフローとして利用できます。

※ここでは実際に送信するメールアドレスは入力しないでください。実際の宛先はCSVファイルから入力しますので先に進めなくなります。

設定が完了すると「次へ」をクリックします。

 
 1-4. 入力を行いたい箇所に入力項目を割り当てます。

入力項目によって設定方法が以下のように異なります。

 ・「フリーテキスト」、「押印」を設置する場合

送信者自身で相手方の「名前」や「住所」など、宛先ごとに異なる文言を入力して送信する場合は、「CSVから設定」を選択し、「ラベル」に内容を表す名前を設定します。のちに作成されるCSVテンプレートにラベルが表示されます。

受信者自身に記入してもらいたい場合は「受信者_◯」を選択し、ラベルに記入例などを入力します。

 ・「チェックボックス」を設置する場合

送信段階で全ての書類に一律でチェックを入れた上で送信する場合は「送信者」を選択します。(CSVを利用した入力は行いません。)

受信者にチェックを入れてもらいたい場合は「受信者_◯」を選択し、割り当てを行います。なお、この際「初期値としてチェックを入れる」かどうか、およびチェック入力の任意/必須を選択できます。

割り当てが全て完了したら「編集終了」をクリックします。

2.「CSVテンプレート」を作成する

 2-1. 「CSVテンプレートをダウンロードする」をクリックします。


 2-2. ダウンロードしたCSVテンプレートをExcelなどで開き、書類の宛先と入力項目に一括で入力したい内容を入力します。書類の宛先は、「受信者_1_氏名」「受信者_1_会社名【任意】」「受信者_1_メールアドレス」などと表示されます。

(※一括送信でアップロードするCSVファイルの文字コードはShift-JISです。こちらに対応しない特殊文字は文字化けが発生する可能性がありますのでご注意ください。

3. 1と2で作成したものを利用して一括送信する

 3-1. 先ほどのクラウドサイン画面を開き「一括送信テンプレートを使用する」をクリックします。


 3-2. 「CSVテンプレートをアップロード」をクリックし、先ほど作成した「CSVテンプレート」を選択、アップロードします。

 
 3-3. 「CSVテンプレート」のアップロードが完了すると自動で帳票が作成され、宛先および入力項目が確認できます。

それぞれの書類をクリックすると、完成した書類の内容が確認できます。


 3-4. 内容に問題が無ければ「次へ」をクリックし、「一括送信」で送信を完了します。


以上で送信は完了です。

送信した書類は、管理メニュー内「一括送信管理」の「履歴」タブにてご確認、一括リマインドなどがご利用いただけます。また、全ての送信済み書類は「先方確認中」に個別で格納されています。
※書類を取り消す場合は「先方確認中」より1つ1つ書類を選択していただき「書類を却下」ボタンを押して下さい。

4.一括送信した送付先に「まとめてリマインド」をする

書類を送信してから先方の対応待ち時間が長くなった際、一括送信した送付先に
対して再度確認依頼メールを「まとめてリマインド」をすることができます。

 4-1.  管理メニュー内「一括送信管理(β版)」の「履歴」タブより書類を開きます。

 4-2.  画面下のcsvファイルが表示された右上の「まとめてリマインドする」をクリックするとリマインドメールが送られます。

なお、書類の状態が「先方確認中」の方へ「まとめてリマインド」となり、
締結済みの方へは送信されません。

書類の有効期限は10日間となっておりますので、10日を過ぎましたら再度リマインドしてください。

※リマインドをしますと、それ以前のメールのURLは無効となりますのでお気をつけください。

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