アラート機能の説明

管理者、メンバーが「書類情報」にて「解約通知期限」または「契約終了日」を設定した場合、自動で1ヶ月前の午前10時にチームの「書類管理権限」をもつ管理者にメールにて通知をお届けいたします。

また、書類管理権限をもつ管理者は手動でアラート通知の日にちのみ設定することや「解約通知期限」または「契約終了日」の◯日前に通知をするなど任意でアラート日を設定することも可能です。

※「アラート日」「解約通知期限」「契約終了日」の違い

  • アラート日:解約通知期限の前段階で自社内の書類管理権限をもつ管理者に通知を行う日
  • 解約通知期限:書類情報にて設定する、契約相手に対して解約の通知を行う期限日
  • 契約終了日:締結した契約の満了日

例)解約通知が45日前に定められている契約で解約通知期限を8月16日に設定した場合

設定方法

設定方法は大きく分けて2通りあります。

 手動で設定する

 自動で設定する

以下それぞれの操作について案内します。 

手動で設定する

  • 送信前の場合
  1. 「04送信内容の確認」でオプションにあるベルマークを選択します。

   2. メールにてアラートを受け取る日を設定します。メモは通知時にメールに記載されるものです。アラートを「ON」にすることで設定した期日にメールが送信されます。「OK」を押して保存完了です。

  • 送信後の場合
  1. 「締結済」一覧のベルマークよりアラートの設定が可能です。

また当該書類をクリックしていただいて「アラートを設定する」からでも設定可能です。

   2. メールにてアラートを受け取る日を設定します。メモは通知時にメールに記載されるものです。アラートを「ON」にすることで設定した期日にメールが送信されます。「OK」を押して保存完了です。

自動で設定(「解約通知期限」または「契約終了日」の日付を元に設定)する場合

あらかじめ設定された「解約通知期限」または「契約終了日」の1ヶ月前がアラート日となります。

(本機能の提供日(2018年6月28日)以前に書類情報の「解約通知期限」または「契約終了日」を設定した書類は自動的にアラート通知が反映されております。なお、本機能の提供日(2018年6月28日)時点や設定時に「解約通知期限」または「契約終了日」の1ヶ月前を切っている場合はアラート日は自動で設定されません)

書類管理権限を有していないメンバーは一度入力した日を元にアラート日が設定されます。アラート日を修正したい場合は書類管理権限をもつ管理者に変更を依頼してください。

  1. 送信時に書類情報の「解約通知期限」または「契約終了日」のどちらかを設定します。
  2. ※「解約通知期限」または「契約終了日」が両方入力されている場合は「解約通知期限」が適用されます。

   2. 送信内容の確認で「アラート日」が自動で設定されています。

(解約通知期限を2018年11月30日にした場合、アラート日は2018年10月31日)

 3. 送信前「04送信内容の確認」にてアラート日を変更、メモを加えることも可能です。

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