クラウドサインにアップロードしたPDFファイルを元に、数百〜数千枚の書類を一括で作成、さらに作成した書類を一括で送信することが可能です。
申込書のフォーマットは同じだが、記載内容を個別に変更して100人に送信したい 場合などにご利用いただけます。
 
 

操作動画

 

操作方法

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本機能の操作手順は以下の通りです。

1.「一括送信テンプレート」を作成する

2. 「CSVテンプレート」に受信者のメールアドレスや入力項目を記入する

3. 1と2で作成したものを利用して一括送信する

 以下で詳しく説明します。

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1.「一括送信テンプレート」を作成する

 1-1. 「新しい書類の送信」から「一括送信する書類を準備」をクリックします。

 1-2. 「一括送信テンプレートの新規作成」をクリックし、作成したい書類の元となるPDFファイルをアップロードします。

任意でタイトルや送信先名称を入力し「次へ」をクリックします。

 1-3. 「宛先を追加」をクリックし、宛先を「受信者_1」と設定します。

この後、ダウンロードするCSVファイルからメールアドレスや氏名を入力できます。

また、複数の宛先を設定(「受信者_1」「受信者_2」...)すると、割り当てられた数字の順に確認依頼メールが届くワークフローとして利用できます。


[
注意点]

※ここでは実際に送信するメールアドレスは入力しないでください。実際の宛先はCSVファイルから入力しますので先に進めなくなります。


設定が完了すると「次へ」をクリックします。

 1-4. 入力を行いたい箇所に入力項目を割り当てます。

入力項目によって設定方法が以下のように異なります。

 ・「フリーテキスト」、「押印」を設置する場合

送信者自身で相手方の「名前」や「住所」など、宛先ごとに異なる文言を入力して送信する場合は、「CSVから設定」を選択し、「ラベル」に内容を表す名前を設定します。のちに作成されるCSVテンプレートにラベルが表示されます。

受信者自身に記入してもらいたい場合は「受信者_◯」を選択し、ラベルに記入例などを入力します。

[注意点]
※一括送信ではラベルに 受信者_1  を含めるとエラーとなりますので利用することはできません。

 ・「チェックボックス」を設置する場合

送信段階で全ての書類に一律でチェックを入れた上で送信する場合は「送信者」を選択します。(CSVを利用した入力は行いません。)

受信者にチェックを入れてもらいたい場合は「受信者_◯」を選択し、割り当てを行います。なお、この際「初期値としてチェックを入れる」かどうか、およびチェック入力の任意/必須を選択できます。

割り当てが全て完了したら「編集終了」をクリックします。
 
  

2.「CSVテンプレート」を作成する

 2-1. 「CSVテンプレートをダウンロードする」をクリックします。

 2-2. ダウンロードしたCSVテンプレートをExcelなどで開き、書類の宛先と入力項目に一括で入力したい内容を入力します。書類の宛先は、「受信者_1_氏名」「受信者_1_会社名【任意】」「受信者_1_メールアドレス」受信者_1_アクセスコード【任意】」などと表示されます。


[
注意点]
※一括送信でアップロードするCSVファイルの文字コードはShift-JISです。こちらに対応しない特殊文字は文字化けが発生する可能性がありますのでご注意ください。文字コードの変更方法はこちらをご覧ください。
※一括送信では、アクセスコードに全角文字を設定することはできません。また、最大文字数は64文字です。

 
 

3. 1と2で作成したものを利用して一括送信する

 3-1. 先ほどのクラウドサイン画面を開き「一括送信テンプレートを使用する」をクリックします。

 3-2. 「CSVテンプレートをアップロード」をクリックし、先ほど作成した「CSVテンプレート」を選択、アップロードします。

※エラーが表示されてアップロードができない場合はこちらをご覧ください。

 3-3. 「CSVテンプレート」のアップロードが完了すると自動で帳票が作成され、宛先および入力項目が確認できます。

それぞれの書類をクリックすると、完成した書類の内容が確認できます。

 3-4. 内容に問題が無ければ「次へ」をクリックし、「一括送信」で送信を完了します。

以上で送信は完了です。

送信した書類は、管理メニュー内「一括送信管理」の「履歴」タブにてご確認、一括リマインドなどがご利用いただけます。また、全ての送信済み書類は「先方確認中」に個別で格納されています。

  

※一括送信した書類は一件ずつ取り消すことが可能です。(一括での取り消しはできません。)

その場合は、「先方確認中」より該当書類をクリック もしくは、管理メニュー内「一括送信管理(β版)」の「履歴」タブより書類を開いて当該書類をクリックして右上にある「書類を取消」をしてください。

 

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