アラート機能の説明
管理者、メンバーが「書類情報」にて「解約通知期限」または「契約終了日」を設定した場合、自動で1ヶ月前の午前10時にチームの「書類管理権限者」にメールにて通知をお届けいたします。
また、「書類管理権限者」は手動でアラート通知の日にちのみ設定することや「解約通知期限」または「契約終了日」の◯日前に通知をするなど任意でアラート日を設定することも可能です。
※「アラート日」「解約通知期限」「契約終了日」の違い
- アラート日：解約通知期限の前段階で自社内の「書類管理権限者」に通知を行う日
- 解約通知期限：書類情報にて設定する、契約相手に対して解約の通知を行う期限日
- 契約終了日：締結した契約の満了日
例）解約通知が45日前に定められている契約で解約通知期限を8月16日に設定した場合
設定方法
設定方法は大きく分けて2通りあります。
手動で設定する
自動で設定する
以下それぞれの操作について案内します。
手動で設定する
- 送信前の場合
- 「04送信内容の確認」でオプションにあるベルマークを選択します。
2. メールにてアラートを受け取る日を設定します。メモは通知時にメールに記載されるものです。アラートを「ON」にすることで設定した期日にメールが送信されます。「OK」を押して保存完了です。
- 送信後の場合
- 「締結済」一覧のベルマークよりアラートの設定が可能です。
また当該書類をクリックしていただいて「アラートを設定する」からでも設定可能です。
2. メールにてアラートを受け取る日を設定します。メモは通知時にメールに記載されるものです。アラートを「ON」にすることで設定した期日にメールが送信されます。「OK」を押して保存完了です。
自動で設定(「解約通知期限」または「契約終了日」の日付を元に設定)する場合
あらかじめ設定された「解約通知期限」または「契約終了日」の1ヶ月前がアラート日となります。
(本機能の提供日（2018年6月28日）以前に書類情報の「解約通知期限」または「契約終了日」を設定した書類は自動的にアラート通知が反映されております。なお、本機能の提供日（2018年6月28日）時点や設定時に「解約通知期限」または「契約終了日」の1ヶ月前を切っている場合はアラート日は自動で設定されません)
書類管理権限を有していないメンバーは一度入力した日を元にアラート日が設定されます。アラート日を修正したい場合は「書類管理権限者」に変更を依頼してください。
- 送信時に書類情報の「解約通知期限」または「契約終了日」のどちらかを設定します。
※「解約通知期限」または「契約終了日」が両方入力されている場合は「解約通知期限」が適用されます。
設定をすると、「04送信内容の確認」画面の「アラート日」が自動で設定されます。
（解約通知期限を2018年11月30日にした場合、アラート日は2018年10月31日）
2. 送信前「04送信内容の確認」にてアラート日を変更、メモを加えることも可能です。