アラート機能の説明

管理者、メンバーが「書類情報」にて「解約通知期限」または「契約終了日」を設定した場合、自動で1ヶ月前にチームの「書類管理者」へメールにて通知をお届けいたします。

また、「書類管理者」は手動でアラート通知の日にちのみ設定することや「解約通知期限」または「契約終了日」の◯日前に通知をするなど任意でアラート日を設定することも可能です。


「アラート日」「解約通知期限」「契約終了日」の違い

  • アラート日:解約通知期限の前段階で自社内の「書類管理者」に通知を行う日

  • 解約通知期限:書類情報にて設定する、契約相手に対して解約の通知を行う期限日

  • 契約終了日:締結した契約の満了日

例)解約通知が45日前に定められている契約で解約通知期限を8月16日に設定した場合


設定方法

設定方法は大きく分けて2通りあります。

  • 手動で設定する

  • 自動で設定する

以下それぞれの操作について記載します。 

手動で設定する

送信前の場合

1.「04送信内容の確認」でオプションにあるベルマークを選択します。

2.アラート設定画面が開くので任意の日付とアラートのON/OFFが選択可能です。

送信後の場合

1.「締結済」一覧のベルマークよりアラートの設定が可能です。

2.当該書類をクリックして「アラートを設定する」からでも設定可能です。

3.アラート設定画面が開くので任意の日付とアラートのON/OFFが選択可能です。


自動で設定(「解約通知期限」または「契約終了日」の日付を元に設定)する場合

あらかじめ設定された「解約通知期限」または「契約終了日」の1ヶ月前がアラート日となります。

書類管理権限を有していないメンバーは一度入力した日を元にアラート日が設定されます。アラート日を修正したい場合は「書類管理者」に変更を依頼してください。

1.送信時に書類情報の「解約通知期限」または「契約終了日」のどちらかを設定します。

2. 送信前「04送信内容の確認」にてアラート日を変更、メモを加えることも可能です。


注意事項

  • 本機能の提供日(2018年6月28日)以前に書類情報の「解約通知期限」または「契約終了日」を設定した書類は自動的にアラート通知が反映されております。

  • 本機能の提供日(2018年6月28日)時点や設定時に「解約通知期限」または「契約終了日」の1ヶ月前を切っている場合はアラート日は自動で設定されません。

  • 「解約通知期限」または「契約終了日」が両方入力されている場合は「解約通知期限」が適用されます。設定をすると、「04送信内容の確認」画面の「アラート日」が自動で設定されます。

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