承認機能は社内の承認者を送信フローに含めないと送信できないように送信を制限する機能です。
この機能を利用することでアカウントを付与された社員が、自由に契約書を締結してしまうことを防ぎます。これによって本来社内の契約責任者を通さなければならない契約を、現場営業社員が自由に契約してしまうといった事を未然に防ぐことが可能となります。
※ 現時点では、一括送信（β版）/ Web−API で書類を送信する際には、承認機能を利用して制限することができません。
各種利用を制限したい場合は、「チーム管理者」が以下の設定をする必要があります
- 一括送信（β版）の利用を制限するには、設定/チーム画面より「利用しない」に設定していただく必要があります。(デフォルトでは「利用する」となっています。)
- Web−API の利用を制限するには、右下のチャットよりご連絡ください。(デフォルトでは利用しない状態となっています。)
設定方法
承認機能はチーム管理権限を持つ管理者のみが設定可能です。以下の2つの手順を行なってください。
1.管理/メンバー画面にて承認者を設定する（複数名設定可）
2.設定/チーム画面にて承認権限を有効にする- メンバーの画面にて承認者にしたいメンバーの承認権限を「あり」に変更します。承認者は複数名設定可能です。(※自身に付与することはできませんので、別の「チーム管理者」に依頼してください)
承認者に設定されたメンバーには承認権限が付与されたことを知らせるメールが届きます。
2. 承認機能の設定はチームの画面より設定が可能です。
「送信順の設定で、承認者の追加を必須にする」 と選択して保存し、承認機能を有効にします。
この画面では承認者が何名設定されているかの確認や承認機能の切り替えが可能です。
利用方法
承認機能がONになっている場合、チームのメンバーが送信順を設定する時に「送信順には必ず承認者を含めてください」というメッセージが表示され、承認者を設定しないと次へ進むことはできない状態となっています。
連絡先にはチームメンバーの宛先が追加されておりますので承認者の確認、追加が可能です。また右上の「承認者のみ表示」にチェックを入れることで承認者の絞り込みも可能です。（承認者自身は他の承認者を送信順に含めることなく送信が可能です。）
承認者1名でも設定すると「次へ」ボタンが押せるようになります。（設定順序は関係ありません。）
承認者を設定したあとは通常の送信フローと同様となります。
書類を送信するの ⑤入力項目の設定 に進んでください。