クラウドサインでは、プランを複数ご契約をいただくことにより、複数チームでの運用が可能です。書類の閲覧権限を分けたい場合など、部署ごとにご契約をいただく事例もあります。
複数チームで運用いただく際は、「書類管理権限」の取り扱いにご留意いただき、運用をお願いします。分かりやすいように、具体的なケース事例を用いて、説明します。
想定されるケース例
「株式会社サンプル」社内に「人事部」と「営業部」の2つのチームを契約している
「人事部」から「営業部」に中途入社予定のAさんに対し、Aさんの会社用個人メールアドレス宛て(
aaa@cloudsign.jp)に雇用契約書を送信したAさんは送付された契約書に同意し、締結済みとなった
後日、Aさん(
aaa@cloudsign.jp)が「営業部」のメンバーとして追加されると、「営業部」の「管理書類権限」をもつ管理者が、管理書類画面よりAさんの雇用契約書が閲覧・確認できてしまった
その他のケース：取締役会議事録 を社外取締役の方の社外のアドレスに送信してしまった。
取締役会議事録を社外取締役に送る時は社外のアドレスではなく、社内のメールアドレスを用意して送信するようにしましょう。
社外のメールアドレスに送信すると、その後に取締役会議事録が先方の書類管理権限を持った方に閲覧される可能性があります。重要な情報を送信する場合は、社内でメールアドレスを用意し、情報の管理を徹底しましょう。
「管理書類権限」を持つ管理者が雇用契約書を閲覧できる理由
クラウドサインでは、閲覧できる書類の範囲が以下となっております。
メンバー・「チーム管理権限」をもつ管理者：自分が送受信した書類のみ「書類管理権限」をもつ管理者：自分を含めチーム内に所属するアカウントが送受信した全ての書類
そのため、
Aさんの所有するアドレス「
aaa@cloudsign.jp」を「営業部」のメンバーとして追加した場合「人事部」の「書類管理権限」をもつ管理者だけではなく「営業部」の「書類管理権限」をもつ管理者もAさんの所有するアドレス「
aaa@cloudsign.jp」で締結した書類を閲覧できる状態となります。
雇用契約などの「契約を取り交す当人同士のみ閲覧可能にしたい書類」は、会社用メールアドレスではなく、個人用メールアドレスをご利用いただいている事例もございます。恐れ入りますが、複数チームで運用の際はご留意をお願いいたします。
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雇用契約、議事録