クラウドサインにアップロードしたPDFファイルを元に、数百〜数千枚の書類を一括で作成、さらに作成した書類を一括で送信することが可能です。
申込書のフォーマットは同じだが、記載内容を個別に変更して100人に送信したい 場合などにご利用いただけます。

注意事項

 


一括送信機能を利用する

操作動画


操作方法

一括送信を行う場合、まず「一括送信テンプレート」が必要となります。

その後、「CSVテンプレート」をダウンロードし、必要事項を入力、アップロードして一括送信を行うことが可能です。

以下に手順を記載いたします。

「一括送信テンプレート」を作成する

1.「新しい書類の送信」から「一括送信する書類を準備」をクリックします。

2. 「一括送信テンプレートの新規作成」をクリックします。

3.作成したい書類の元となるPDFファイルをアップロードします。

任意でタイトルや送信先名称を入力し「次へ」をクリックします。

 

4. 「宛先を追加」をクリックし、宛先枠を「受信者_1」と設定します。

  • ここでは実際に送信するメールアドレスは入力しないでください。実際の宛先はCSVファイルから入力するため、先に進めなくなります。

【宛先設定のポイント】

  • 複数人の宛先枠を設定することも可能
    「+」ボタンをクリックすると、「受信者_1」「受信者_2」...と任意の人数が設定可能です。複数人設定することで、割り当てられた数字の順に確認依頼メールが届くワークフローとして利用できます。

5. 入力したい箇所に入力項目を割り当て、「編集終了」をクリックします。

入力項目によって設定方法が異なります。

【フリーテキスト」「押印」を設定する場合】

  • 送信者(自分)が入力したい場合:「CSVから設定」を選択
    → 送信者自身で相手方の「名前」や「住所」など、宛先ごとに異なる文言を入力して送信する場合は、「CSVから設定」を選択し、「ラベル」に内容を表す名前を設定します。のちに作成されるCSVテンプレートにラベルが表示されます。

  • 受信者(取引先/相手先)に入力してほしい場合:「受信者_◯」を選択
    → 受信者自身に記入してもらいたい場合は「受信者_◯」を選択し、ラベルに記入例などを入力します。

  • 一括送信ではラベルに 受信者_1 を含めるとエラーとなりますので利用することはできません。

「チェックボックス」を設定する場合

  • 送信者(自分)が入力したい場合:「送信者」を選択
    → 送信段階で全ての書類に一律でチェックを入れた上で送信する場合は「送信者」を選択します。(CSVを利用した入力は行いません。)

  • 受信者(取引先)に入力してほしい場合:「受信者_◯」を選択
    → 受信者にチェックを入れてもらいたい場合は「受信者_◯」を選択し、割り当てを行います。なお、この際「初期値としてチェックを入れる」かどうか、およびチェック入力の任意/必須を選択できます。

6.以上で事前準備「一括送信テンプレート」の作成は完了です。

 


 

「CSVテンプレート」をダウンロードして情報を入力する

1. 以下いずれかの画面から、利用したい「一括送信テンプレート」をクリックします。

  1. ダッシュボード>「新しい書類の送信」>「一括送信する書類を準備(β版)」

  2. 「管理画面」の「一括送信(β版)」>「テンプレート」

2.「CSVテンプレートをダウンロードする」をクリックします。

  

3.ダウンロードした「CSVテンプレート」を開き、情報を入力 → 保存します。

【CSVテンプレートのポイント】

  • 【任意】の項目は入力する必要はありません。未入力のまま送信可能です。

  • 項目の列を入れ替えることは可能です。

  • アクセスコードは半角文字のみ最大64文字まで入力可能です。全角文字は入力できません。

【CSVファイルの文字コード】

一括送信でアップロードするCSVファイルの文字コードは以下3種類です。こちらに対応しない特殊文字は文字化けが発生する可能性がありますのでご注意ください。

  • shift-JIS

  • UTF-8(BOM無し)

  • UTF-8(BOM付き)

4.以上で「CSVテンプレート」の作成は完了です。


 

「CSVテンプレート」をアップロードして送信する

1. 以下いずれかの画面から、利用したい「一括送信テンプレート」を選択し、「一括送信テンプレートを利用する」をクリックします。

  1. ダッシュボード>「新しい書類の送信」>「一括送信する書類を準備(β版)」

  2. 「管理画面」の「一括送信(β版)」>「テンプレート」

2. 「CSVテンプレートをアップロード」をクリックし、先ほど作成した「CSVテンプレート」を選択 → アップロードします。

3. 「CSVテンプレート」のアップロードが完了すると自動で帳票が作成され、宛先および入力項目が確認できます。

【各書類の確認方法】

それぞれの書類をクリックすると、完成した書類の内容が確認できます。

4.「次へ」をクリックし、「一括送信」をクリックします。

5.以上で一括送信は完了です。


 

よくある質問

Q1.一括送信した書類の進捗状況を確認したい

  • 送信した書類は、管理メニュー内「一括送信(β版)」の「履歴」タブにて確認できます。

  • また、全ての送信済み書類は「先方確認中」に個別で格納されています。

Q2.一括で未締結の書類をリマインドしたい

  • 「一括送信(β版)」の「履歴」タブからまとめてリマインド可能です。詳細はこちらをご確認ください。

Q3.一括で未締結の書類を取り消したい

  • 一括送信した書類は1件ずつ取り消すことが可能です。恐れ入りますが、現時点で一括での取り消しはできません。ご了承ください。

  • 取り消したい場合、「先方確認中」より該当書類をクリック もしくは、管理メニュー内「一括送信(β版)」の「履歴」タブより書類を開いて当該書類をクリックして右上にある「書類を取消」をしてください。 


 

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