ビジネスプランでは、クラウドサインを複数チームでご契約いただいている場合、必要な管理者がチームを横断して社内の他チームの書類を閲覧することができます。
また、他チームに対する書類閲覧権限を設定することで、大規模かつ複雑な組織においても適切な管理体制を構築することが可能です。
利用シーン
人事部と営業部とで別チームの管理をしながら、法務部は双方のチームの契約書を管理したい
人事部の契約書を、一部の法務部メンバーにだけ共有したい
利用開始方法
既にクラウドサインをご利用中のお客様は、カスタマーサクセス担当またはクラウドサインのWebサイト画面右下のチャットサポートまでご相談ください。
クラウドサインのご利用をご検討中のお客様は、以下よりお問合せください。
事前準備
「高度な管理機能」の利用申込みをし、以下「他チームに対する書類閲覧権限の付与 / 削除方法」の手順で閲覧させたいメンバーへの書類閲覧権限の付与を完了してください。
機能紹介
1.他チームに対する書類閲覧権限の付与／削除（「チーム管理者」のみ）
【操作方法】
1. 管理画面の「高度な管理機能」より「管理中のチーム」にアクセスすると管理対象となっているチームが一覧で表示されます。
2. 書類閲覧権限を編集したいチーム名を選択します。
3. 自分のチームのメンバーの一覧がポップアップが表示されるので、書類閲覧権限を付与 / 削除したいメンバーにチェックをし「保存」をクリックします。
4. 以上で書類閲覧権限の編集は完了です。
注意事項
自分のチームが他チームを管理していない場合、「管理中のチーム」の項目は表示されません。
書類閲覧許可メンバーは最低1人以上設定する必要があります。
他チームに対する親展書類閲覧権限を付与する場合も上記と同様の操作を行なっていただくことで権限の付与が可能です。
2.書類閲覧
【操作方法】
1. 管理画面の「管理書類」に移動します。
2. 自分が「書類閲覧権限」を持っている他チームの書類が一覧で確認可能です。件名をクリックすると、書類概要が確認できます。
注意事項
他チームの親展書類を閲覧する場合は、他チームに対する親展書類閲覧権限が付与されている必要があります。
3.書類検索
【操作方法】
1. 管理画面の「管理書類」に移動します。
2. 画面上部の検索バーに任意の単語を入力し、書類を検索します。検索対象のチームは「▼」をクリック後選択可能です。
なお、他チームの書類を検索する際、検索に使用できる条件は以下の通りです。
書類のタイトル
氏名
メールアドレス
会社名
注意事項
管理書類が10000件以上存在する場合は、9999+ と表示されます。
書類検索時に「無効」と表示され、入力された詳細な条件が無効となることがあります。
【原因】
他チームを検索対象とした状態で、書類情報の詳細な条件を含めて検索しているためです。
「高度な管理機能」によって、書類情報における一部の「詳細な条件」を参照することはできません。そのため、「他チーム」と「詳細な条件」を組み合わせて検索をした場合、「詳細な条件」は無効になります。
【解決方法】
自分のチームのみを対象とすることで、詳細な条件が有効となります。
4.表示するチーム名の変更方法（「チーム管理者」のみ）
【操作方法】
1. 管理画面の「高度な管理機能」より「管理中のチーム」にアクセスすると、管理対象のチームが一覧で表示されます。
2. 表示するチーム名を編集したいチームの右側に表示されている「チーム名を設定」をクリックします。
3. チーム名の編集画面のポップアップが表示されるので、任意の表示名に変更し、「保存」をクリックします。
4. 以上でチームの表示名の編集は完了です。
【反映箇所】
管理用に変更した表示名は、自分のチームの以下3つの画面に反映されます。
1. 個人設定画面の「他チームに対する権限」で表示されるチーム名（チームメンバー全員がアクセス可能）
2. 「高度な管理機能」画面の「自分のチーム」「管理中のチーム」で表示されるチーム名（「チーム管理者」のみアクセス可能）
3. 「管理書類」画面で検索する際に表示されるチーム名（「書類閲覧権限者」のみアクセス可能）
注意事項
表示名の変更は、自分のチーム内のみに反映されます。自分以外のチームの画面には反映されません。