ビジネスプランでは、親展機能を利用することにより、親展書類を送ることが可能となります。
親展書類とは、意図しないメンバーに閲覧されないように、書類の関係者・親展書類管理者の限定された方のみが閲覧・管理可能な書類です。
通常、書類管理者は自チーム内に所属しているメンバーの書類を全て閲覧・管理が可能となりますが、親展書類に関しては送信者・受信者に加えて各チームの「親展書類管理権限」をお持ちの方のみが閲覧・管理を行うことが可能となります。
注意事項
親展書類を送信できる「親展機能」はビジネスプランでご利用可能です。
親展書類を受信、閲覧、管理することはビジネスプラン以外でも可能です。
1. 利用開始方法
親展機能を利用する場合、チーム管理者に設定を行なっていただく必要があります。
クラウドサインにログインし、右上の名前をクリック→「管理画面に移動」をクリックし、管理画面にはいります。
「チーム設定」のページへ移動します。
チーム設定ページの下部にある「親展書類の送信」の項目で許可しない、許可するを選択し、保存を行なってください。
2.親展書類を送信する方法
書類送信画面の「04送信内容の確認」の画面で親展書類として設定を行うことが可能です。
1.封筒のマークをクリックしてください。
2.親展書類として送信する／しないを選択可能です。
3.親展書類として送信する、を選択すると、オプション内に表示されます。これで設定は完了です。
親展書類として送信する、を設定後、解除したい場合は封筒のマーク、もしくは右側の編集するボタン・ゴミ箱ボタンから操作可能です。
封筒マークをクリックした場合
編集するボタンをクリックした場合
ゴミ箱マークをクリックした場合
注意事項
一括送信機能で親展書類を送ることはできません。
親展送信設定をテンプレートに保存することはできません。
送信するボタンを押下したあとに親展書類に変更したい場合は、送信の取り消しを行い、再度書類を作成していただく必要があります。
転送機能を利用した場合も親展書類として転送先に通知されます。
確認依頼メール
タイトルに【親展】と記載され、本文に「親展書類」と記載があります。
書類確認画面
書類確認URLを開いた画面に「親展書類」と記載されます。
締結完了メール
タイトルに【親展】と記載され、本文に「親展書類」と記載があります。
3.機能紹介
下記のような場面で親展機能をご利用いただきますと、より適切に契約活動を行なっていただくことが可能となります。
センシティブな書類のため受信者本人にしか閲覧させたくない人事系の書類
人事部・営業部それぞれ独立したチームでクラウドサインを利用している場合
営業部チームはお互いの書類を閲覧する必要があるため全員が書類管理権限を保持
人事部から人事系の書類を営業部のメンバーに送信すると、
営業部チームの全員が書類管理権限を保持しているため
各個人の人事系の書類が閲覧、管理が可能な状態になる
営業部チームは人事系の書類を閲覧する権限がある営業部部長にのみ、
親展書類管理権限を付与する
人事部から人事系の書類を送信する場合は親展書類で送信することで、
受信者側は営業部の受信者本人＋営業部チームの親展書類管理者のみ閲覧・管理が可能
クライアントである受信者側の特定の担当者にしか閲覧させたくない営業系の書類
送信者：A株式会社／受信者：X株式会社 それぞれでクラウドサインを利用している場合
受信者：X株式会社は特定の担当者以外にも書類管理権限を保持しているメンバーがいる
親展書類で送信することで特定の担当者＋X株式会社の親展書類管理者のみ
該当の書類を閲覧・管理することが可能