商業登記のオンライン申請において、クラウドサインは添付書類として利用可能な電子署名(電子証明書)であると法務省より指定を受けています。  

 

「クラウドサインで締結した書類」を添付書類としてオンライン登記申請を行う際は、以下をご確認ください。

 

  • オンライン登記申請のポイント
    ■1.事前に法務局で「商業登記電子証明書(有料)」を取得する
    ■2.法務省指定の「申請用総合ソフト」で商業登記署名を付与する
  • 取締役会議事録を添付書類として申請したい場合 
    ■1.出席者が普段業務で利用しているメールアドレスを使用する
    ■2.出席者個人の電子証明書は不要

 

■1.事前に法務局で「商業登記電子証明書(有料)」を取得する

代表取締役の実印に代わるものとして、法務局でオンライン申請前に「商業登記電子証明書(※)」を取得します。

取得方法については 法務省のHP をご確認ください。

  

※国・地方公共団体等に対するオンライン申請・届出等に際して使用することができる電子証明書。

 

■2.法務省指定の「申請用総合ソフト」で商業登記署名を付与する

添付書類にクラウドサインで電子署名した当事者の中に代表取締役(法務局への印鑑提出者)がいる場合は、商業登記電子証明書による電子署名を付与する必要があります。

クラウドサインで電子署名したファイルに商業登記電子証明書による電子署名を付与するときは、「申請用総合ソフト」を利用してください。

  • 「申請用総合ソフト」は法務省のHPよりダウンロード可能です。ご利用可能な環境はWindowsのみとなっているため、ご了承ください。

なお、具体的な申請方法などは、法務省のHP「商業・法人登記のオンライン申請について」をご確認ください。

 

 

上記の「オンライン登記申請のポイント」に加え、以下2つをご確認ください。

■1.メール認証により出席者本人が指図した記録を残して電子署名する

会社法施行規則225条2項を満たすためには、出席した各取締役・監査役全員の判断の記録が当該電子ファイルに記録されている必要があります。

 

そのため、電子署名を行う際は必ず 取締役会に出席した各取締役・監査役が普段業務で利用している本人のメールアドレス宛てにクラウドサインで議事録を送信し、本人による署名指図を行い、この記録を登記官が視認できるようにします。

  

※法務局(登記所)の実務においても、下図のように議事録の記名欄と署名パネルを対照し、本人による電子署名がなされていることを確認します。

 

なお、議事録をクラウドサインにアップロードし各役員に送信する事務局ご担当者の氏名・メールアドレスが署名パネルに記録されることについては、「余事記載」として扱われ登記審査上問題とはなりません。

 

■2.出席者個人の電子証明書は不要

1.で記載した通り、普段利用している本人のメールアドレスを用いてクラウドサインで同意をすれば、適法な電子署名が施されます。

そのため、各取締役・監査役ごとの個人の電子証明書を取得する必要はありません。

    

 

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