オリジナルでPDF ファイル・宛先・入力項目などを事前に登録しておき、書類送信時に何度でも呼び出して利用することができる機能です。同じフォーマットの契約書を大量に反復して締結する場合などに、送信作業を効率化することができます。

 

注意点

  • テンプレートは作成者のみが編集/削除が可能です。
  • チーム内に共有したい場合は「書類管理権限者」がテンプレートを作成してください。

 

  1. テンプレートを作成する
    ■1.2つの作成方法(操作動画)
    ■2.設定できる項目
  2. テンプレートを利用する
  3. テンプレートを編集・削除する
  4. テンプレートを共有する(「書類管理権限者」のみ)

 

1.テンプレートを作成する

オリジナルテンプレートの利用方法は以下の通りです。
作成方法は2通りございます。

■1.2つの作成方法

 1.テンプレートの設定画面から作成する

設定画面から「テンプレートの新規作成」ボタンをクリックし、PDF ファイル・宛先・入力項目(フリーテキスト・押印・チェックボックス)などを設置して保存します。

 2 新規書類作成画面から作成する
画面左上に表示されている「新しい書類の送信」ボタンをクリックし、通常の新規書類作成画面より、PDF ファイル・宛先・入力項目(フリーテキスト・押印・チェックボックス)などを設置して、「04 送信内容の確認 」のページで右上に表示されている「テンプレートとして保存」をクリックして保存します。

  

【操作動画】

■2.設定できる項目

テンプレートで設定可能な項目は以下の通りです。

  • PDF ファイル:テンプレート登録時には設定が必須ですが、送信時の入力項目設定画面で「ファイル変更」ボタンをクリックして差し替えることができます。
  • 宛先:テンプレート登録時には設定が必須ですが、メールアドレス・氏名などの情報を空にして登録す ることも可能です。その場合、「受信者_1」「受信者_2」などという名前で宛先登録されますが、これら の宛先にも入力項目を紐付けて設定することができます。送信時に編集ができます。
  • 入力項目:テンプレート登録時には設定が任意で、送信時に編集ができます。
  • その他:書類のタイトル、送信先の名称もテンプレートとして保存することができます。

メッセージ共有先の保存はテンプレートではできかねます。

2.テンプレートを利用する(呼び出し)

「新しい書類の送信」ボタンをクリックし、新規書類作成画面の「01 書類の準備 」のページで「テンプレートから書類を準備」から対象テンプレートを呼び出せます。

  • テンプレートとして事前に登録しておいた PDF ファイル、宛先、入力項目は、すべて変更することが可能です。
  • なお PDF ファイルを差し替えたい場合は、書類送信手順における「03 入力項目の設定」にて、PDF ファイルの上部にある「ファイル変更」ボタンから差し替えることが可能です。PDF ファイルを差し替えた場合でも、宛先や入力項目の位置などは変更しません。
     

3.テンプレートを編集・削除する

  • テンプレートの編集・削除は作成者のみ可能です。
  • テンプレート画面で編集・削除したいテンプレートをマウスオーバーしていただくと編集ボタンとゴミ箱ボタンが表示されます。それぞれのボタンをクリックするとことで操作が可能となります。

4.テンプレートを共有する(「書類管理権限者」のみ)

テンプレートの共有は「書類管理権限者」のみ可能です。
詳細はこちらをご覧ください。

  

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