合意締結をしたい相手方に書類を送ります。書類を送信する手順は以下の通りです。

1.新しい書類の送信
2.書類の準備
3.宛先の設定
4.入力項目の設定
5.送信内容の確認

操作動画


1.新しい書類の送信

クラウドサインにログインして画面左上にある「新しい書類の送信」ボタンをクリックします。

2.書類の準備

「新しく書類(PDF)をアップロード」または「テンプレートから書類を準備」をクリックして、書類を用意します。

テンプレートの利用についてはこちらをご参照ください。

  • 「タイトル」(例. 「秘密保持契約書」
  • 「契約相手の名称」

を記入します。前者は相手方に表示されますが、後者はされません(社内管理用の情報です)。

記入後、「次へ」ボタンをクリックします。

※スタンダードプラン以上での機能になりますが、書類情報を任意で追加することが可能です。契約終了日・解約通知期限などを設定することができ書類の管理がより便利となります。

詳しくはこちらをご覧ください。

3.宛先の設定


「宛先を追加」左の「+」(プラス)ボタンをクリックして、「メールアドレス(必須)」「お名前」「会社名」を入力して、「保存」ボタンをクリックします。宛先は取引先の担当者だけでなく、自社の上長や取引先担当者の上長など複数名を登録することもできます。
また右の「宛先をまとめて追加」ボタンをクリックしていただくと、登録した連絡先を選択することが可能です。
注意点確認依頼メールの宛先に「様」は自動で追加されますので、追加する必要ございません。


【受信者に届く確認依頼メールサンプル】

4.入力項目の設定

任意で入力項目の設定(※1)をします。「フリーテキスト」や「押印」などの入力項目をドラッグし、ファイル上でドロップします。ドロップした入力項目から「この入力項目を誰に割り当てますか」と吹き出しがでますので、対象者を選択します(ご自身で入力することも可能です)。
フリーテキスト欄にはラベルを設定することができます。
詳細はこちらをご覧ください。
設定が終わったら「次へ」ボタンをクリックします。

※クラウドサインの押印は任意です。本サービスでは「押印」なしでも、送信者が送ったファイルに受信者が確認・同意をすることにより、合意締結が成立します(確認完了済みのPDFに、相互同意を示す改ざん不可能な電子署名が付与されます)。あくまで「押印」は一般的な商慣習にあわせた、擬似的なものです。必要に応じてご利用ください。

5.送信内容の確認

送信内容を確認し、問題なければ「送信する」ボタンをクリックします。その後、確認画面が表示されるので、もう一度「送信」ボタンをクリックします。

書類を送信いただくと先方に確認依頼メールが届き、そのタイミングで書類のURLが生成されます。

※URLの有効期限は生成から一律10日間となります。(宛先ごとに10日間)

有効期限は書類の詳細に記載してあります。

※有効期限が切れた場合には、リマインドを送信することができます。


締結完了メールは、締結完了と同時に以下書類関係者に届きます。

・書類送信者
・書類送信者が属すチームの書類管理権限をもつ管理者
・書類受信者
・書類受信者が属すチームの書類管理権限をもつ管理者
・共有先
・転送元(転送機能を利用した場合)
・転送先(転送機能を利用した場合)

    

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