合意締結をしたい相手方に書類を送ります。書類を送信する手順は以下の通りです。

  1. 新しい書類の送信

  2. 書類の準備

  3. 宛先の設定

  4. 入力項目の設定

  5. 送信内容の確認


操作動画


1.新しい書類の送信

クラウドサインにログインして画面左上にある「新しい書類の送信」ボタンをクリックします。


2.書類の準備

1.「新しく書類(PDF)をアップロード」または「テンプレートから書類を準備」をクリックして、書類を用意します。

  • テンプレートの利用についてはこちらをご参照ください。

  • 一括送信機能は有料プランの場合ご利用可能です。

2.必須項目である「タイトル」を入力します。記入後、「次へ」ボタンをクリックします。

  • タイトル:入力必須。受信者である先方にも表示されます。

  • 契約相手の名称:任意。社内管理用の情報としてご利用可能です。チーム内にのみ共有されます。

【書類情報の入力について】

  • 書類情報を任意で入力することが可能です(有料プラン以上)。契約開始日、契約終了日などを設定することができ設定することができ、書類の管理がより便利になります。

  • ユーザー定義の書類情報が必須に設定されている場合は、該当項目に入力を行う必要があります。

  • ユーザー定義の書類情報で必須入力の項目が残ったまま下書き保存や次のステップに進もうとすると下記のようなエラーが出ます。その場合、書類情報の入力を行い、次のステップへ進んでください。


3.宛先の設定

1.「宛先を追加」左の「+」(プラス)ボタンをクリックします。

2.「メールアドレス」「氏名(敬称不要)」「会社名」を入力して、「保存」ボタンをクリックします。

  • 確認依頼メールの宛先に「様」は自動で追加されます。

  • 宛先は取引先の担当者だけでなく、自社の上長や取引先担当者の上長など複数名を登録できます。

  • 右の「宛先をまとめて追加」ボタンをクリックして、登録した連絡先を選択することが可能です。

  • アクセスコードの設定方法はこちらをご確認ください。

3.「次へ」をクリックします。

【受信者に届く確認依頼メールサンプル】

【高度な認証リクエスト機能について】

  • 高度な認証リクエスト機能を使用して書類を送信したい場合は、こちらをご確認ください。


 

4.入力項目の設定

1.任意で入力項目の設定をします。

  • 「フリーテキスト」や「押印」「チェックボックス」などの入力項目をドラッグし、ファイル上でドロップします。

  • ドロップした入力項目から「この入力項目を誰に割り当てますか」と吹き出しがでるため、対象者を選択します。ご自身を選択すると、自分で入力できます。

入力項目を設定する際のポイントはこちらにまとめております。

【その他の操作】

その他にも任意で設定が可能です。各記事をご確認ください。

【「押印」について】

  • クラウドサインで「押印」を設置することは任意です。

  • 本サービスでは「押印」なしでも、送信者が送ったファイルに受信者が確認・同意をすることにより、合意締結が成立します(確認完了済みのPDFに、相互同意を示す改ざん不可能な電子署名が付与されます)。あくまで「押印」は一般的な商慣習にあわせた、擬似的なものです。必要に応じてご利用ください。

2.設定が終わったら「次へ」ボタンをクリックします。


5.送信内容の確認

1. 送信内容を確認し、問題なければ「送信する」ボタンをクリックします。

2. その後、確認画面が表示されるので、もう一度「送信」ボタンをクリックします。

【親展書類を送信したい場合】

  • 親展書類を送信できる「親展機能」はビジネスプランでご利用可能です。

  • 作成した書類を親展書類として送信したい場合、ページ下部のオプション項目より設定を行なってください。


【送信後の挙動】

  • 書類を送信いただくと先方に確認依頼メールが届き、そのタイミングで書類のURLが生成されます。

  • 書類送信と同時に改ざん不能な電子署名が施されます。送信後の修正は一切できません。送信した書類を取り消したい場合はこちらをご確認ください。

  • 締結完了メールは、締結完了と同時に以下書類関係者に届きます。

  1. 書類送信者

  2. 書類送信者が属すチームの書類管理者

  3. 書類受信者

  4. 書類受信者が属すチームの書類管理者

  5. 転送先/共有先(設定した場合のみ)

  • 親展書類の場合、締結完了メールが届く対象は以下です。

  1. 親展書類送信者

  2. 親展書類受信者

  3. 親展書類管理者(送信者チーム/受信者チーム)

  4. 転送先/共有先(設定した場合のみ)

【URLの有効期限について】

  • URLの有効期限は、生成から一律10日間となります。なおこの有効期限は宛先ごとに設定されます。

  • URLの有効期限は書類の詳細に記載してあります。

  • URLの有効期限が切れた場合には、リマインドを送信することができます。リマインドは無料で何回でも送信可能です。


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